Ti sei mai chiesto cosa succede
quando entri in una sala operatoria e cosa puoi imparare tu da un chirurgo per la tua professione?

Intendo dire cosa succede al personale medico.

Cosa fanno prima di mettere le mani su di te.

Non lo sai? Te lo dico io.

Fanno ben sette controlli prima di farti addormentare con una bella siringa di anestesia.

Il Ministero della Salute ha infatti creato una check-list obbligatoria che i medici devono rispettare prima di mettere il paziente sotto i ferri.

«Kostantin, grazie per le pillole di informazione. Ma che c’azzecca con me che sono un amministratore? Io non ho niente in comune con un chirurgo!»

Vediamo meglio se le cose stanno davvero così.

Prova a riflettere e ti accorgerai che la professione dell’amministratore ha molte cose in comune con il chirurgo.

Il chirurgo è un professionista specializzato nel fare operazioni e salvare vite umane.

Tu sei un professionista specializzato nell’amministrazione e cura del condominio.

Non importa se si tratta di gestire un condominio o fare il medico.

Quello che importa è che anche tu da quando ti metti seduto sulla scrivania fino a quando spegni le luci dello studio la sera fai una serie di compiti legati tra loro.

Certo, mi dirai: «Se il medico si dimentica di fare l’anestesia le conseguenze sono tragiche!»

Questo però non significa che ti puoi permettere di fare errori solo perché non sei un medico.

Secondo le statistiche infatti la cattiva organizzazione è una delle cause principali che porta professionisti e aziende dritti verso il fallimento.

Per vedere se questo è vero, seguimi.

Osserva con attenzione le attività in difficoltà che conosci (intendo anche la piccola pizzeria della tua zona).

Ora chiediti: «Cosa è che non va?»

Ti renderai conto che molto probabilmente questa pizzeria ha una cattiva gestione interna.

Magari la pizza è buonissima e la gente continua ad andarci per questo.

Ma ogni volta che ci vai ti fanno aspettare mezz’ora seduto al tavolo e come se non basta il cameriere invece che portarti la tua solita margherita ti sbatte in faccia la quattro formaggi del tavolo accanto.

Insomma è un vero disastro.

La pizzeria sopravvive a malapena perché ha un prodotto di qualità ma potrebbe essere un locale di grande successo cambiando la gestione interna!

La cattiva organizzazione porta con sé una serie di problemi che uccidono l’azienda:

  • aumento dei costi di gestione;
  • abbassamento della produttività aziendale.

Questo si riassume in una parola: INEFFICIENZA.

Il contrario di inefficienza è l’efficienza ed è la capacità di generare il massimo rendimento con le risorse a disposizione.

Viceversa, l’inefficienza è la situazione dove si mettono in campo tante risorse ed energie ma si ottengono risultati minimi.

Per capire se il tuo studio si trova in una fase di inefficienza controlla se ti ritrovi in almeno una di queste situazioni:

  • ci sono giorni in cui non sai cosa fare esattamente;
  • spesso ti ritrovi a fine giornata che non hai fatto tutte le cose che avevi in mente di fare;
  • hai tante cose da fare e sono tutte importanti;
  • non riesci a stabilire una priorità e vai nel panico.

Come vedi il problema della gestione è una parte fondamentale dello studio dell’amministratore.

Ma il fatto è che non si tratta solo di non essere organizzati e lavorare il doppio!

Il vero problema è che se tu lavori costantemente in condizione di stress il tuo e servizio ne risente.

In una professione come la tua vince chi è più organizzato e chi è più veloce a dare il servizio ai condòmini!

Al condomino la prima cosa che interessa che tu gli risolvi il problema in tempo zero e non gli importa che stai sotto scadenze e sei oberato dal lavoro!

Sei d’accordo?

Se non sei in grado di fornire un servizio di qualità eccellente sia nei periodi dove hai tante scadenze che quando hai meno lavoro, il cliente se ne accorge e appena può ti rimpiazza con un altro amministratore.

Magari meno preparato e meno esperto di te, ma più giovane e meglio organizzato.

Se già conosci Imprenditore Condominiale però sai già che c’è la soluzione a questo problema.

La soluzione è applicare i principi imprenditoriali all’organizzazione del tuo studio per realizzare una struttura efficiente.

Guarda gli amministratori più grandi in Italia e ti accorgerai che gestiscono migliaia di unità immobiliari.

Questo perché c’è un altro modo di gestire lo studio che nessuno purtroppo ti ha mai svelato.

Bene, quindi come puoi anche tu creare uno studio super organizzato?

La prima cosa da fare è creare delle procedure di lavoro.

Per creare delle procedure devi standardizzare i processi interni.

Quali processi? Tutti!

Sono le eccezioni che distruggono i processi e l’operatività e tu devi imparare a gestire anche le eccezioni e le urgenze come qualcosa di ordinario attuando un piano B o se occorre anche un piano C e D.

Ecco le prime attività per le quali devi creare i processi, le prime che mi vengono in mente:

  1. assunzione nuovi collaboratori;
  2. gestione chiamate dei condòmini divise per tipologia;
  3. inserimento dati in base alla tipologia;
  4. preparazione della tua partecipazione all’assemblea.

Devi pensare al tuo studio come a una macchina.

Ogni volta che usi la macchina attivi una serie di processi legati tra loro (accensione, accelerazione, frenata, spegnimento).

Se non funziona bene uno di questi compotenti il risultato finale salta.

Puff, la macchina non si accende!

Osserva cosa fai ogni giorno e ti renderai conto che fai più o meno le stesse cose, sempre uguali.

Oggi siamo abituati a parlare della parola standard in modo negativo.

Tutti noi crediamo che un prodotto nella versione standard è di scarsa qualità perché va bene per tutti e non è personalizzato.

Questo modo di pensare in realtà ti porta fuori strada!

Nel campo aziendale la parola standard ha infatti un significato positivo.

Pensa alle più grandi aziende al mondo: Apple Store, McDonald’s, per esempio.

Ogni processo interno è standardizzato, cioè è composto da una serie di passi già stabiliti.

Ed è per questo che alla fine il panino che assaggi al McDonald’s ha lo stesso identico sapore sia se sei a Roma che a New York.

Quindi scordati di vedere questa parola in modo negativo e comincia a capire che anche tu devi realizzare delle procedure standard se vuoi dare un servizio di qualità. Devi fuggire dalle eccezioni.

Ed è qui che la check-list ti viene in soccorso.

La check-list è uno strumento prezioso che ti serve per stare tranquillo che tutte le procedure vengono rispettate da te (e i tuoi collaboratori).

La check-list quindi è lo strumento per creare procedure standard.

Segui questi passaggi:

1. individua un aspetto che vuoi migliorare del tuo studio – se vuoi assumere del personale, dovrai creare una check-list sulla selezione;

2. chiediti quale è l’anello debole del processo che vuoi migliorare – se non hai un sistema per attrarre candidati competenti, la tua check-list dovrà concentrarsi su questo;

3. ascolta consigli e suggerimenti dei tuoi collaboratori (sono quel target a cui ti rivolgerai nelle selezioni quindi chi meglio di loro può farti capire cosa desiderano?) – chiedi cosa secondo loro va fatto per attrarre candidati interessati;

4. crea dei punti semplici e imperativi – in questo caso: “Pubblica l’annuncio di lavoro su Internet specificando i requisiti essenziali che il candidato deve avere”;

5. assegna un responsabile per ogni compito e un termine massimo di esecuzione;

6. fai dei test – se non hai raggiunto l’obiettivo chiediti cosa modificare;

7. rivedi la check-list – ogni procedura periodicamente va rivista e perfezionata.

E ora ecco qualche suggerimento su come dovrebbe essere una BUONA check-list:

  • semplice: evita sequenze difficili da capire. Immagina che deve essere letta e capita da un bambino di 8 anni;
  • breve: deve contenere massimo 9 voci;
  • responsabilizzante: assegna i compiti tra i tuoi collaboratori e rendili responsabili della buona riuscita complessiva del progetto. non fare tutto tu.

Bene!

Ora vediamo la cosa che più ti interessa, cioè come aumentare i tuoi guadagni facendo tutto questo.

Eh sì, questa è una conseguenza automatica dell’aver organizzato lo studio secondo delle procedure.

Infatti per aumentare i tuoi utili puoi fare due cose:

  • aumentare il fatturato;
  • diminuire i costi.

E guarda un po’ cosa succede se crei delle procedure?

L’effetto più immediato è la riduzione dei costi di gestione per condominio.

Infatti organizzando tutto il lavoro in questo modo contieni gli sprechi di costi.

Ma la cosa bella è che risparmi anche sul tempo che impieghi per gestire il condominio.

E quando hai più tempo libero puoi dedicarti all’acquisizione di nuovi condomìni.

Ed ecco la formula “magica” diffusamente conosciuta, ma poco applicata:

(Riduzione costi fissi) + (Aumento numero di incarichi) = Più guadagni!

Fino a qui tutto chiaro, c’è però ancora un problema nell’organizzazione del tuo studio.

Questo problema fa sì che se manchi tu il lavoro si ferma.

Ti sarai sicuramente detto: «Io sono l’unico che ha esperienza nel campo, i condòmini conoscono me e vogliono vedere sempre la mia faccia altrimenti non si fidano!»

I sociologi chiamano questo modo di fare eroismo individuale.

In altre parole ci sentiamo tutti Superman nel nostro lavoro!

Tendiamo a voler accentrare tutto su di noi lasciando ai nostri collaboratori solo compiti marginali.

Questo atteggiamento ti gratifica.

E infatti sei l’unico che ha anni di esperienza in questo settore.

Questo atteggiamento va contro quello che devi fare per creare delle procedure sane.

Perciò devi coinvolgere i tuoi collaboratori anche nei compiti più importanti.

«Cosa ne vogliono sapere i miei collaboratori?» sei portato a pensare.

Prova però un attimo a pensare qual è l’altra faccia della medaglia di questo atteggiamento.

Chiediti:

  • cosa succede se un giorno hai la febbre e non puoi andare in ufficio;
  • cosa succede se tua moglie ha bisogno di una cosa urgente e sei costretto a correre.

Succede che lo studio comincia a rallentare e diventa inefficiente.

Per far andare avanti lo studio anche senza di te devi delegare i compiti ai tuoi collaboratori.

Prendi esempio dal chirurgo.

Nella sala operatoria la gerarchia è:

  • Chirurgo
  • Primo Aiuto
  • Secondo Aiuto
  • Strumentista

Il chirurgo fa l’operazione sul paziente che è il compito sicuramente più importante e più delicato.

Ma tutti i compiti secondari che vengono prima e dopo vengono svolti da altre persone.

Il vero Imprenditore Condominiale svolge solo i compiti strategici che richiedono tutta la sua competenza ed esperienza.

Proprio come il chirurgo.

Quindi creare procedure interne può fare la differenza solo se sei disposto a coinvolgere e dare fiducia ai tuoi collaboratori.

Approfondiremo il tema della gestione dei collaboratori in uno dei prossimi articoli.

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